Hybride Führung als neuer Führungsstandard: Die 7 Grundprinzipien der virtuellen und hybriden Führung

Hybride Führung wird zum neuen Standard für Führungskräfte. Aber was genau bedeutet das? Was ändert sich? Wie führt man virtuelle/remote/hybride Teams? Und was sind die Grundvoraussetzungen?

Die (durch Corona beschleunigte) Digitalisierung des Arbeitsplatzes bringt mehr Freiheiten in Bezug auf Arbeitszeit, aber vor allem auch Arbeitsort mit sich. Man bezeichnet das als “Neue Arbeitswelten” - oft auch “New Work” genannt. Für mehr und mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird die Möglichkeit zumindest teilweise “remote”, also entweder im Home-Office oder überhaupt mit freier Ortswahl zu arbeiten immer mehr zur Normalität bzw. sogar zur Anforderung an den Arbeitgeber. Das stellt Führungskräfte vor die Frage: “Wie führt man virtuelle/remote/hybride Teams?”

Lassen Sie uns mit der Frage beginnen: Was ist der Unterschied zwischen virtuellen, remoten und hybriden Teams?

Zusammenfassen kann man alle 3 Begriffe unter dem Terminus “Disloziertes Arbeiten” also “verschobenes oder verlagertes” Arbeiten. Und genau darum geht es: um Arbeiten, das sich vom klassischen Arbeitsplatz, dem Büro, an einen anderen Ort, meist in das Home Office, verschoben hat. 

Was ist disloziertes Arbeiten also? Und was ist hybride Führung?

Disloziertes bzw. virtuelles Arbeiten kann permanent oder zeitweise praktiziert werden, das bedeutet, es gibt unterschiedliche Möglichkeiten. Es gibt Teams, die sich physisch in der Regel grundsätzlich nicht treffen. Manchmal sind es nur ein oder zwei Teammitglieder, die extern arbeiten oder es besteht die Möglichkeit für alle Teammitglieder, einen gewissen Prozentsatz der Arbeitszeit “remote”, also von außerhalb zu arbeiten. Bei Mischformen - also wenn man nur “manchmal” virtuell arbeitet oder nicht das gesamte Team, spricht man von hybrider Zusammenarbeit - und somit von hybrider Führung.

Welche Arten der virtuellen bzw. remoten Zusammenarbeit gibt es?

1. Permanente Dislozierung: das gesamte Team ist ständig im Home Office

Die Teammitglieder arbeiten an voneinander getrennten physischen Orten, die Team-Kommunikation erfolgt virtuell, schriftlich (Email, Slack, WhatsApp, Messenger…) oder über Telefon. Persönlich trifft man sich nur in Ausnahmen, wie z.B. bei Kongressen, Vorträgen, Kick-Offs, Klausuren oder z.B. wenn von Kundinnen bzw. Kunden gewünscht. Ein gemeinsames Büro gibt es nicht. Man spricht hier von virtuellen Teams. 

2. Individuelle Dislozierung: ein Teil des Teams arbeitet remote

Es gibt einen gemeinsamen Arbeitsort. Dies können sowohl ein Büro, eine Abteilung oder auch einige Plätze in einem Co-Working Space sein. Ein oder mehrere Teammitglieder arbeiten von externen Locations aus - z.B. weil sie in einer anderen Stadt, Region oder sogar in einem anderen Land wohnen. Der große Vorteil bei der individuellen Dislozierung ist, dass man leichter auf Fachkräfte zugreifen kann - denn die örtliche Verfügbarkeit ist kein Kriterium beim Rekrutieren mehr. Wenn ein Teil des Teams remote oder im Home Office arbeitet, so spricht man von einem hybriden Team.

3. Zeitlich begrenzte Dislozierung: Teammitglieder arbeiten teilweise im Home-Office/remote

Auch hier gibt es einen gemeinsamen Arbeitsort und diverse Mischformen: Ein Teammitglied arbeitet zeitlich begrenzt von zu Hause aus. Oder das gesamte Team arbeitet an einem Tag der Woche im “Home-Office”, ein Teammitglied ist an einem Tag (z.B. immer am selben) der Woche nicht im Büro. Oder grundsätzlich kann sich jedes Teammitglied einen gewissen Prozentsatz der Arbeitszeit im Home-Office aussuchen. Auch hier spricht man von einem hybrid organisiertem Team. 

Was ist der Unterschied zwischen remote Arbeit, Home-Office und Telearbeit?

Prinzipiell geht es darum, von wo aus gearbeitet wird. Home-Office und Telearbeit sind das Gleiche - ein Unternehmen vereinbart mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, dass sie/er von einem “fixen” Arbeitsplatz aus arbeitet, der sich nicht in den Bürogebäuden oder der Arbeitsstätte des Unternehmens befindet. Normalerweise wird also von zu Hause aus gearbeitet, daher auch der Begriff Homeoffice. Üblicherweise stellt der Arbeitgeber hier diverse Arbeitsmittel, z. B. Laptop, Handy, oftmals auch einen ergonomischen Bürostuhl etc. zur Verfügung.

Remote Work kann überall passieren - sofern es eine entsprechende Übereinkunft mit dem Arbeitgeber gibt und die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Ob nun also zu Hause oder etwa am Zweitwohnsitz oder sogar im Ausland gearbeitet wird, steht der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter frei. Üblicherweise ist sie/er auch selbst verantwortlich dafür, dass die technische Infrastruktur gegeben ist. 

Primär handelt es sich hier um einen arbeitsrechtlich relevanten Unterschied - hier ist u.a. auch der Versicherungsschutz ein Thema. Aufgrund der individuellen rechtlichen Situation weisen wir daher darauf hin, sich an Stellen und Personen mit arbeitsrechtlicher Expertise zu wenden, wie z.B. die Arbeiterkammer oder Wirtschaftskammer.

Flexibler Arbeitsort ist nicht gleich flexible Arbeitszeit!

Home Office oder Remote Work bedeuten zwar Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes, aber nicht zwingend Flexibilität was die Arbeitszeiten betrifft. Dies unterliegt - wie auch im analogen Zusammenarbeitsmodell - einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Team! Sprich: wer im Homeoffice arbeitet, kann sich nicht automatisch aussuchen, wann gearbeitet wird und wann nicht!

Neues Arbeiten erfordert neues Führen. Hybride Führung wird zur Basic-Skill. 

Grundsätzlich gelten für hybride Teams die gleichen Regeln, wie für analoge Teams. Klare Aufgabenteilung, transparente Leistungsbeurteilung, offene Kommunikation und eine produktive Fehler- und Feedback-Kultur sind ebenso vital wie ein wertschätzender Umgang und Motivation. Entsprechend definierte Prozesse sind ebenso wichtig. Die größte Herausforderung ist aber sicherlich, dass man sich eben nicht physisch trifft, spontaner Austausch, Fehlerbehebung und Delegation nicht möglich sind. “Spontane Führung” oder “Führen auf Zuruf” sind passè. 

Was bedeutet das nun aber für die Führungskräfte von hybriden Teams? 

Folgende 6 Bereiche sind Schlüssel zum Erfolg bei der Führung von hybriden Teams.

1. Fähigkeiten

2. Vertrauen

3. Kommunikation 

4. Transparenz

5. Teamdynamik

6. Prozesse

Erfolgsfaktor #1: Fähigkeiten

Corona hat uns quasi ins Home Office gezwungen - egal ob Motivation, Fähigkeit und/oder technische Voraussetzung gegeben waren. Umso wichtiger ist aber gerade jetzt, wo klar wird, dass hybride Führung und hybride Zusammenarbeit immer mehr Teil unserer Arbeitswelt werden, relevant dafür zu sorgen, dass die Grundvoraussetzungen stimmen.  

Hier stellen sich die Fragen

• Will mein Team überhaupt virtuell/remote/hybrid arbeiten?

• Kann mein Team das? Was braucht mein Team bzw. einzelne Teammitglieder, um hybrid virtuell arbeiten zu können? Welche Fähigkeiten fehlen?

• Wie kann ich mein Team bei der Transformation zum virtuellen Team unterstützen?

• Kann mein Team selbstständig genug arbeiten?

• Gibt es die technischen Voraussetzungen (Hardware, Software, VPN, WIFI Geschwindigkeit, ruhiger Arbeitsplatz) um überhaupt im Homeoffice arbeiten zu können?

Erfolgsfaktor #2: Vertrauen

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: für die hybride Führung ist dieser Satz Inbegriff des Scheiterns. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollieren zu wollen ist nicht nur ineffizient und zeitintensiv, es ist auch weder zielführend noch wirklich umsetzbar. Wer nicht leisten will, wird weder im Büro noch im Homeoffice leisten - im Home-Office wird es vielleicht etwas weniger schnell auffallen, aber schlechte Leistung hat andere Gründe. 

Versuche, zu kontrollieren, wie etwa das Team aufzufordern, den ganzen Tag vor Zoom zu sitzen, damit man sie sehen kann, sorgen für schlechte Stimmung, denn das Gefühl kontrolliert zu werden ist sicherlich keine Leistungsmotivation und kreiert eine Stimmung des Misstrauens. 

Wie kann man Leistung im Homeoffice sicherstellen?

• Klar definierte Aufgabenbereiche und Ziele

• Gemeinsam definierte Erwartungshaltungen

• Regelmäßige Check-Ins und 1:1 Gespräche

• Dokumentation von erreichten Team-Zielen

• Team-Meetings (virtuell oder hybrid)

• uvm.

Welche Ursachen kann ein Leistungsabfall im Home Office haben?

Sollte es im Home Office zu einem Leistungsabfall kommen, lohnt es sich, die Ursachen zu hinterfragen: 

• Sind die notwendigen Fähigkeiten vorhanden, die es braucht um remote zu arbeiten (z.B. wie nutzt man VPN?)

• Gibt es einen ruhigen, ergonomischen Arbeitsplatz?

• Sind die Aufgaben klar?

• Sind alle notwendigen Informationen zugänglich?

• Ist es eine Frage der Resilienz?

Wie kontrolliere ich aber das Arbeitspensum im Home Office?

Per Grundsatzfrage:

Als Faustregel gilt: Ist die Arbeit erledigt? Ja.

Job done. Auch wenn es vielleicht nicht den ganzen Tag gedauert hat. Als Erfolgsfaktor zählt die Qualität der Arbeit - und nicht das Absitzen der Zeit.

Wurde die Arbeit nicht erledigt, so stellt sich die Frage: Warum? War das Pensum zu hoch? Die Bedingungen nicht ideal? Das Briefing nicht exakt? Fehlende Motivation? Skills? Information?

Erfolgsfaktor #3: Erwartungshaltungen

Erwartungshaltungen sind oft implizit und gerade darum ergeben sich dann oft Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit. Wechselt man zu einem hybriden Arbeitsmodell, ist es sinnvoll, gemeinsam mit dem Team zu klären, wie die Zusammenarbeit in Zukunft aussehen soll:

• Wie geht man mit Pausen um?

• Wie geht man mit Erreichbarkeiten um?

• Wann sind Sie als Führungskraft erreichbar?

• Bedeutet remote Work auch flexible Zeiteinteilung?

• Welche Kernarbeitszeiten gib es?

• Welcher Dress Code wird im Home Office erwartet?

• Wie schnell erwartet man eine Rückantwort auf Mails, Anrufe etc.

• Ändert man den “Status” auch bei einer z.B. nur minutenlangen Abwesenheit?

Erfolgsfaktor #4: Kommunikation

Grundsätzlich ist Kommunikation immer der Schlüssel zum Erfolg. Dies gilt zwar auch für analoge Teams, bei virtuellen/hybriden Teams ist aber wesentlich, dass es eine dezidierte Kommunikationsstruktur gibt, die u.a. folgende Fragen beantwortet:

• Welche Kommunikationskanäle benutzen wir? E-Mail, Slack, MSTeams, Whatsapp?

• Welcher Kanal wird wofür verwendet?

• Wie schnell erwarten wir eine Reaktion?

• Wo befindet sich welche Information?

• Haben alle auf die für sie notwendigen Informationen Zugang?

• Wie erfahren die einzelnen Teammitglieder vom allgemeinen und individuellen Arbeitsfortschritt?

• uvm.

Kein informeller Rahmen

Durch die örtliche Trennung fällt auch die Möglichkeit weg, informell Informationen auszutauschen, bei Schwierigkeiten zu unterstützen oder Probleme zu lösen. Man arbeitet voneinander unabhängig, sprich, man beobachtet nicht zufällig oder automatisch, was passiert, gut oder schlecht läuft. 

Erfolgsfaktor #5: Transparenz

Auch hier: Transparenz ist immer wichtig. Bei hybriden Teams ist sie aber unabdingbar, da sich sonst sehr schnell Negativ-Dynamiken ergeben können. Teammitglieder die nicht physisch anwesend sind, erhalten oft Informationen nicht zeitgleich mit dem restlichen Team, weil sie z.B. nicht bei einem Meeting dabei sein konnten oder zu einer spontanen Besprechung nicht eingeladen wurden. Informeller Austausch in der Kaffeeküche fällt ebenfalls weg. Für die hybride Führungskraft bedeutet das, eine transparente Kommunikation und Vorgehensweise zu bedenken und zu implementieren. Bedenken Sie

• Wer reportet an wen?

• Wie oft wird reportet?

• Wie verteile ich Aufgaben?

• Wie verteile ich Anerkennung und Wertschätzung?

• Wie schaffe ich es, dass alle Team-Mitglieder die sie betreffenden Informationen gleichzeitig erhalten und nicht z.B. physisch Anwesende zuerst?

Aus den Augen, aus dem Sinn: Proximity Bias

Hier kommt dann auch die sogenannte Proximity Bias zum Tragen. Bias ist eine Verzerrung der Wahrnehmung. Proximity Bias ist eine Form der Unconscious Bias - also der unbewussten Verzerrung unserer Wahrnehmung. Davon gibt es übrigens mehrere Hundert. Im Bereich hybride Führung bzw. New Work ist die Proximity Bias besonders relevant, da sie uns dazu verleitet, Menschen, die in unserer physischen Nähe sind, mehr zu vertrauen - und mehr zuzutrauen. Wenn uns dies bewusst ist und wir gelernt haben, diese Proximity Bias auszuschalten, haben wir einen Meilenstein in der Führung von hybriden Teams vollbracht. 

Erfolgsfaktor #6: Teamdynamik

Motivation und Teamdynamik werden zum Fokuspunkt, denn sie entscheiden darüber, wie intensiv die Mitarbeiter-Bindung funktioniert. Insbesonders bei remote arbeitenden Teammitgliedern ist die emotionale Bindung an Unternehmen oft weitaus geringer. Investieren Sie daher Zeit in Social Bonding, in informellen Austausch und in Stimmungsabfragen. Im hybriden Raum müssen diese nun geplant werden, denn der Faktor Spontanität fällt weg - man trifft sich nicht mehr am Gang oder zum Lunch. Serious Gaming ist ebenfalls ein wesentlicher Faktor, der hier zu nachhaltigem Erfolg führen kann!

Teamdynamik ist auch Teamaufgabe

Nicht nur die Führungskraft, sondern auch die Teammitglieder spielen hier eine wesentliche Rolle, z.B.

• Sind alle involviert in Teambrainstorms?

• Werden auch remote Teammitglieder z.B. zu Feiern eingeladen?

• Wie funktioniert der Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern?

• Gibt es “analoge” Teammitglieder, die den “virtuellen” Teammitgliedern zumindest unbewusst aus dem Weg gehen?

Erfolgsfaktor #7: Prozesse 

Beim Wort Prozesse läuft es vielen kalt über den Rücken - einen Prozess neu aufzustellen ist ein oftmals langwieriger und schwieriger Prozess. Gerade in einer hybriden Arbeitswelt ist es aber umso wichtiger, Prozesse zumindest klarzumachen - da eben für kurzfristige Rückfragen oder spontane Abstimmungen, wie auch Fehlerbehebung weniger Gelegenheit herrscht. 

Zusammenfassend: Hybride Führung ist bewusste Führung, die Freiraum und Vertrauen erfordert. Gleichzeitig sind klare Ziele, Kommunikation und Prozesse unabdingbar, denn nur so kann ein effizientes Zusammenarbeiten ermöglicht werden. Unterschiedliche Wissens-Niveaus müssen ebenso bedacht werden, wie die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Team-Mitglieder. Wie jede Veränderung, fällt der Wechsel zum hybriden Team nicht immer leicht, und dennoch, ist es die Zukunft. Ein Erfolgsrezept gibt es nicht, denn es gilt: Es gibt keine One-For-All-Lösung - aber es gibt für jedes Team eine Lösung!