Home Office, Remote Work auf der Insel oder doch lieber ins Büro?

Auch 2024 ist klar: Angestellte möchten das Beste aus allen Welten. Mehrere Studien zeigen auf, dass ein Großteil der Beschäftigten sich weiterhin flexible remote Arbeitsmöglichkeiten wünscht, dennoch vermissen 67% den direkten Kontakt mit ihren Kolleginnen und Kollegen. 80% der Führungskräfte gehen davon aus, dass nach der Pandemie flexiblere Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice gelten werden. Aber wie geht das mit dem virtuellen/hybriden/remoten Arbeiten wirklich?

Dieser Artikel zeigt auf, was es bei dem Übergang zu einem hybriden Arbeitsplatzmodell zu berücksichtigen gilt, welche Rolle das Büro in Zukunft einnehmen wird und insbesondere, warum die Zukunft der Arbeit die individuelle Entscheidungsfreiheit in den Vordergrund rückt.

Warum ist hybride bzw. virtuelle Zusammenarbeit so ein Thema?

Hybride bzw. virtuelle Arbeitsmodelle sind auf dem Vormarsch - bedingt durch den Generationenwechsel am Arbeitsmarkt, beschleunigt durch die Corona-Pandemie und dem damit verbundenen, meist erzwungenen “Home-Office”, sehen sich Unternehmen - und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - nun in der Situation eine neue Zusammenarbeitsrealität schaffen zu müssen - und zu können! Wo Home-Office vor der Pandemie als „unmöglich“ eingestuft wurde, hat das letzte Jahr nun gezeigt, dass es doch möglich ist – und in vielen Fällen sogar weitaus besser als man jemals gedacht hätte. Viele Unternehmen wechseln jetzt zu hybriden Arbeitsumgebungen mit diversen Work-from-Home-Optionen. Aber Studien zeigen klar, dass es nicht so einfach ist, ein erfolgreiches Hybridmodell zu implementieren, denn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu diktieren, wie viele Tage die Woche sie physisch im Büro anwesend sein müssen, reicht nicht aus. 

Welche Vorteile haben hybride Arbeitsmodelle?

Die Vorteile  für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

• höhere Work-Life Balance

• Zeitersparnis 

• Wegfallen von Transferzeiten 

• Individuelles Zeitmanagement 

• Erhöhung von Chancengleichheit 

Die Vorteile  für Unternehmen

• höherer Motivation des Teams

• intensivere Bindung an das Unternehmen

• Steigerung von Effizienz 

• potenzielle Kostenreduktionen 

• Fachkräfte aus einem größeren geografischen Einzugsgebiet 

• effektivere, standortübergreifende Zusammenarbeit

Die Vorteile von hybriden Organisationen scheinen offensichtlich: Auf der Arbeitnehmerinnen- und Arbeitnehmer-Seite sorgt eine höhere Work-Life Balance für größere Zufriedenheit, die Zeitersparnis durch das zumindest teilweise Wegfallen von Transferzeiten reduziert Stress und Kosten. Individuelles Zeitmanagement ermöglicht mehr Flexibilität bei Kinderbetreuung und führt somit zu einer Erhöhung von Chancengleichheit. All diese Faktoren tragen zu höherer Motivation, intensiverer Bindung an das Unternehmen und einer Steigerung von Effizienz bei.

 Auf der Arbeitgeber-Seite spiegeln sich eben diese Faktoren wieder und zudem kommen noch potenzielle Kostenreduktionen durch geringere Raummiete und reduzierten Energieaufwand hinzu. Weiters können Unternehmen auf Fachkräfte aus einem größeren geografischen Einzugsgebiet zurückgreifen und das Zusammenarbeiten von verschiedenen Standorten gestaltet sich effizienter und effektiver. Scheinbar eine Win:Win Situation. Bei genauerer Betrachtung wird aber klar: hybride Arbeitsmodelle bergen Herausforderungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wie auch für Unternehmen. War der Wechsel zum “Home Office” am Beginn der Pandemie ein plötzlicher, erzwungener, so befindet man sich jetzt in der Situation, gezielt, gewollt und geplant eine nachhaltige neue Lösung implementieren zu können - und zu müssen.

Was sind hybride Teams eigentlich?

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen und Teams primär in virtuelle Strukturen gezwungen: also ein Arbeitsumfeld in dem es keine gemeinsamen physischen Aufenthaltsorte gibt. Kommunikation läuft asynchron oder synchron in virtuellen, hybriden oder Präsenz-Meetings ab. Im Gegensatz zu virtuellen Teams - also eben Teams, bei denen sich die Mitglieder ausschließlich im virtuellen Raum treffen - sind bei hybriden Teams ein oder mehrere Teammitglieder ganz oder zumindest teilweise gemeinsam an einem physischen Ort.

Welche Varianten von hybriden Teams gibt es?

Eine der gängigsten Varianten ist die, in der Teams zwar ein gemeinsames Büro als Home-Base haben, aber nicht ständig gemeinsam anwesend sind. Varianten von  “remoten Tagen”  für Einzelne bis hin zu “100% remoten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern” sind möglich. Dazwischen gibt es viele Varianten - im Extremfall kommt es zu einer gänzlichen Auflösung des physischen Büros und zu punktuellen Zusammentreffen in angemieteten Räumlichkeiten. Üblicher sind Ansätze bei denen die einzelnen Teammitglieder zwar fixe Bürotage haben aber grundsätzlich frei in der Wahl der Arbeitszeit und des Arbeitsortes sind. Die folgende Abbildung zeigt die Möglichkeiten der Arbeitsort- und Zeitgestaltung auf: von einem klassischen Modell “im Büro mit fixen Zeiten” bis hin zu einem “Wo und wann ich will”:

Was müssen Führungskräfte können, um erfolgreich in hybriden Teams arbeiten zu können?

Wie jede Art von Veränderung ist auch der Wechsel zu hybriden Arbeitssituationen primär, aber nicht ausschließlich ein Führungsthema. Konkret bezieht sich dies einerseits auf direkte und unmittelbare Führungskräfte, aber auch auf das Unternehmen als solches, denn eine grundlegende Veränderung wie diese bedingt auch eine - oftmals grundlegende - Veränderung der Unternehmenskultur. Für Führungskräfte sind mehrere Ebenen zu beachten - dies inkludiert organisatorische, emotionale und strukturelle Aspekte. Im folgenden Teil werden insbesondere letztere Aspekte von uns aufgegriffen.

Was haben Unternehmensstrategie und Unternehmenskultur mit hybridem Arbeiten zu tun?

Die Strategie eines Unternehmens ist die Grundlage für jegliches Tun und entscheidender Richtungsweiser. Eben darum ist es auch eine strategische Entscheidung, inwieweit man sich auf New Work-Themen einlässt bzw. diese zulässt. Einerseits um Einigkeit, eine gesamtheitliche Ausrichtung und den “Konsens von oben” zu schaffen, andererseits aber auch, da Prozesse und Verantwortungsbereiche angepasst werden müssen und auch Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen. Nur so kann eine nachhaltige Veränderung gesichert werden.

Relevant ist dies auch in anderer Hinsicht: Die Möglichkeit zur flexiblen und individuellen Bestimmung der Arbeitswelt wird immer mehr zum Wettbewerbsvorteil, wenn nicht sogar zur Anforderung, wenn es darum geht, Talente für sich zu gewinnen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Entscheidung pro flexibler Zusammenarbeitslösungen also eine mehr als essenzielle. 

Mehr als alles andere ist das Funktionieren von hybriden Teams aber abhängig von der Unternehmenskultur. Führung, Vertrauen, Teamwork müssen neu gedacht werden. 

Was bedeutet hybride Arbeit für Infrastruktur & Prozesse?

Grundvoraussetzung für das Funktionieren von hybriden Teams ist eine funktionierende Infrastruktur. Dazu gehört ganz klar ein cloud-basiertes System, welches den Zugriff von überall barrierefrei auf die Unterlagen zulässt. Insbesondere gilt es hierbei sichere Verbindungen zu ermöglichen. Bei VPN handelt es sich um eine Netzwerktechnologie, die über ein privates oder ein öffentliches Netzwerk (z.B. das Internet) eine sichere Verbindung herstellt. Die Daten werden durch einen VPN-Tunnel verschlüsselt übertragen.

Aber auch im Büro vor Ort gilt es zu beachten, dass ein barrierefreier Zugriff auf die Infrastruktur gewährleistet wird. Vom einfachen, unkomplizierten Andocken an Monitore vor Ort in den Büros, bzw. in den Meetingräumen, das Einwählen in das WLAN, bis hin zu wireless Druckern ist hier einiges zu bedenken.

Viele Unternehmen beschäftigen sich v.a. seit dem letzten Jahr mit Fragen rund um Ausstattung und damit einhergehend Ergonomie am Heimarbeitsplatz, sowie eventueller Kostenübernahmen. Auch hier gibt es natürlich ein sehr breites Spektrum, welches man in österreichischen Unternehmen findet. In jedem Fall müssen Infrastruktur und Prozesse jederzeit für alle Teammitglieder zugänglich sein. 

Wie macht man hybride Arbeit richtig?

Schlechte Nachricht: Es gibt keine One-For-All-Lösung.

Gute Nachricht: Es gibt für jedes Team eine passende Lösung.

Hybrides Arbeiten ist individuell: für jede Branche, jedes Unternehmen, jedes Team gibt es eine passende Lösung - die idealerweise gemeinsam erarbeitet wird, angepasst an die Möglichkeiten des Unternehmens, die Bedürfnisse der Stakeholder, rechtliche und regionale Gegebenheiten, Ressourcen und Compliance. Schritt-für-Schritt Maßnahmen sind ebenso sinnvoll wie Pilotprojekte. In jedem Fall ist klar: Die Entscheidung zu hybrid wird sich in jedem Fall bezahlt machen, denn: the future of work is choice. 

Eine Langversion dieses Artikels von Dr. Barbara Covarrubias Venegas und MMag. Nina Bauregger MBA wurde bei Lexis Nexis, Aktuelles Recht zum Dienstverhältnis, Ausgabe Heft 6756 veröffentlicht.  https://is.gd/4M3mkL

Literaturempfehlungen

Artikel zum Neuen Arbeiten von Barbara Covarrubias Venegas auf HRWeb: https://www.hrweb.at/tag/hrweb-serie-dna-das-neue-arbeiten

Evan W. Carr, Andrew Reece, Gabriella Rosen Kellerman, and Alexi Robichaux (2019): The Value of Belonging at Work, Harvard Business Review

Cigna (2020): Loneliness and the Workplace, 2020 US Report.

Lynda Gratton (2021): How to Do Hybrid Right: When designing flexible work arrangements, focus on individual human concerns, not just institutional ones, Harvard Business Review

Mark Mortensen and Martine Haas (2021): Making the Hybrid Workplace Fair, Harvard Business Review