"How to Work With Me": Eine Bedienungsanleitung für neue Mitarbeitende

Moderne Führung erfolgt nach dem “Leadership” Prinzip. Also Augenhöhe, Coaching, Weiterentwicklung und so weiter. Mindset statt Hierarchie. Selbstorganisation statt Delegation. In der Theorie ist das glasklar - in der Praxis oftmals aber herausfordernd. Das richtige Mindset ist Grundvoraussetzung, die nach und nach entwickelt und weiterentwickelt werden kann. Am Weg dorthin helfen oftmals kleine Tools und Methoden, um ebendieses “Führen auf Augenhöhe” praxisorientiert und effizient umzusetzen. Aus unserer Workshop-Serie “Leadership in Action” bringen wir dir daher heute die Methode “HOW TO WORK WITH ME” mit.

“How to Work with me” - Wer hat’s erfunden?

Wie so oft ist die Quelle nicht eindeutig zuordenbar, weitläufig bekannt ist jedoch das Beispiel von Claire Hughes Johnson, die, als sie bei Stripe anfing, ein transparentes Tool erstellte, das den Titel “HOW TO WORK WITH ME” trug. Das teilte sie mit allen Mitarbeitenden, die eng mit ihr zusammenarbeiteten. Das Dokument umfasste mehr als 2.000 Wörter und erläuterte ihren Arbeitsstil sowie die Erwartungen für die Zusammenarbeit. So weit der Anfang.

In der Zwischenzeit werden “How to handle me” oder “how to work with me” Dokumente nicht mehr ausschließlich als One-way-Information, sondern als Grundlage zum Dialog über die Zusammenarbeit genutzt. Im Folgenden gibt’s praktische Tipps und Hinweise, wie so ein Tool umgesetzt werden kann - mit der Einladung, unsere Inspirationen abzuwandeln, anzupassen und weiterzuentwickeln!

Zusammenarbeit neu gedacht: Mit der "How to Work with Me"-Methode zu effektiver Führungs- und Teamarbeit

Zusammenarbeit ist ein komplexes Thema, das uns alle betrifft. Die Herausforderungen sind so vielfältig, wie jeder Mensch einzigartig ist. Ein human-centric New-Work Ansatz und eine moderne Führungsphilosophie setzen daher darauf, diese Unterschiede sichbar zu machen, sie zu verstehen und darauf erfolgreiche Zusammenarbeit aufzubauen. 

Die "How to Work with Me"-Methode ist ein innovativer Ansatz, um die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen zu erkennen und zu berücksichtigen. Sie ermöglicht uns, unsere eigenen Bedürfnisse zu erkennen, sie zu kommunizieren und mit unserem Gegenüber eine Grundlage zur Zusammenarbeit zu schaffen. 

Wie funktioniert ein "How to Work with Me"?

"How to Work with Me" ist ein Führungs- bzw. Onboarding-Tool, das auf der Idee basiert, dass jeder und jede Mitarbeitende einen eigenen Kommunikationsstil und Arbeitspräferenzen hat. "How to Work with Me" basiert auf der Erstellung eines personalisierten Dokuments durch jede:n einzelnen. Dieses Dokument dient als Leitfaden für die Führungskraft und ermöglicht es ihr, die Arbeitsweise, Kommunikationspräferenzen und Werte der Mitarbeitenden besser zu verstehen - und umgekehrt! Genauso kann es aber auch dem Rest des Teams und relevanten Schnittstellen nützen!

How to Work with Me": keine Einbahnstraße!

“How to Work with Me" ist zwar ein wertvolles Werkzeug für Mitarbeitende, um ihre Bedürfnisse und Präferenzen zu kommunizieren, doch die Methode funktioniert am besten im Dialog!

Führungskräfte können ebenfalls von einem eigenen "How to Work with Me"-Dokument profitieren, in dem sie ihre bevorzugten Kommunikationsweisen, Feedback-Präferenzen und Arbeitsstile beschreiben. Das kann in Form des Fragenkatalogs passieren, oder auch einfach zusammengefasst, wie zB hier:

“Ich habe immer ein Ohr für neue Ideen, am liebsten höre ich sie in einem kurzen persönlichen Termin, damit ich gleich Nachfragen stellen kann. Bitte buche einfach einen 30-Minuten-Termin in meinem Kalender. Damit wir die Zeit gut nutzen können, benötigen wir deine Idee, eine Ersteinschätzung der Umsetzbarkeit und notwendigen Ressourcen und einen konkreten nächsten Schritt”

“Ich bin immer für deine Anliegen da, das gilt auch für persönliches. Mir ist dabei wichtig, zwischen DINGEND und WICHTIG zu unterscheiden. Dringend sind alle Dinge, die sofort Handlung erfordern, die ein Problem noch größer werden lassen oder bei denen uns eine Chance entgehen könnte. In dem Fall, ruf mich bitte sofort an. Für andere Themen, die zwar WICHTIG, aber nicht DRINGEND sind, bitte ich dich, bis zu unserem wöchentlichen Jour-Fixe zu warten”. 

Das Dokument wird dann in 1:1 Gesprächen während des Onboardings geteilt, oder auch in Team-Sessions mit allen! 

Indem beide Seiten ihre Perspektiven offenlegen und sich auf gemeinsame Ziele fokussieren, können Missverständnisse vermieden und Synergien geschaffen werden.

So entsteht ein gegenseitiges Verständnis, das die Zusammenarbeit auf ein neues Level hebt.

"How to Work with Me" ist keine Einbahnstraße, sondern ein gemeinsamer Weg zum Erfolg!

Welche Fragen gehören in ein "How to Work with Me"?

Die Antwort liegt in eurer Organisationskultur - denn was für euch wichtig ist, ist für andere Teams und Unternehmen eventuell sekundär und umgekehrt. Wichtig ist vor allem, dass es standardisierte Fragen gibt, um Orientierung zu gewährleisten und eine effiziente Basis zu schaffen, allerdings empfehlen wir, es jedem und jeder Einzelnen freizustellen, die Fragen als Grundlage zu sehen, und frei zu formulieren.

Um ein aussagekräftiges "How to Work with Me"-Dokument zu erstellen, können folgende Fragen im Template formuliert werden:

Kommunikation:

• Kommunikationskanäle: Welche Kanäle (Chat, E-Mail, Telefon) bevorzugst du für verschiedene Anliegen?

• Beispiel: "Für kurze Rückfragen nutze ich gerne den Chat. Komplexere Themen bespreche ich lieber per E-Mail oder Telefon."

• Smalltalk vs. direkter Einstieg: Bevorzugst du Smalltalk, um ein Gespräch zu beginnen, oder bevorzugst du einen direkten Einstieg in die Arbeitsthemen? Wie sieht es bei E-Mails aus?

• Updates: Wie oft benötigst du Updates zu Projekten oder Aufgaben?

• Lernpräferenzen: Lernst du besser visuell (z. B. Grafiken, Diagramme) oder auditiv (z. B. Erklärungen, Gespräche)?

Feedback:

• Präferenzen: Bevorzugst du direktes und offenes Feedback oder indirektes Feedback in Form von Hinweisen oder Fragen?

• Häufigkeit: Wie oft wünschst du dir Feedback zu deiner Arbeit?

• Form: Welche Form des Feedbacks bevorzugst du? (z. B. schriftlich, mündlich, Einzelgespräch, Gruppengespräch)

Wertschätzung:

• Wertschätzung: Wie möchtest du Wertschätzung für deine Arbeit und dein Engagement am besten erfahren? (z. B. persönlich, schriftlich, vor dem Team, im 1:1? Boni, zusätzliche Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten)

Arbeitsstil:

• Arbeitsweise: Arbeitest du lieber eigenständig oder im Team?

• Tagesform: Bist du eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule?

• Strukturen: Bevorzugst du strukturierte Arbeitsabläufe oder flexible Arbeitsweisen?

Lernpräferenzen:

• Effektives Lernen: Wie lernst du am effektivsten? (z. B. Schulungen, Workshops, Online-Kurse, Hospitationen, praktische Übungen, Lektüre)

• Beliebte Formate: Gibt es bestimmte Lernformate, die du besonders ansprechend findest? (z. B. interaktive Übungen, Fallstudien, Rollenspiele)

Konflikte und Stress

• Stress: Wie äußert sich Stress bei dir?

• Unterstützung: Wie können wir dich in Stress-Situationen oder intensiven Arbeitssituationen am besten unterstützen? Sollen wir dich darauf ansprechen? Besser in Ruhe lassen? Dir Hilfe anbieten? Hilft Ablenkung, zb ein Kaffee oder ein Spaziergang?

Zusatzfragen für Führungskräfte

• In welche Tasks möchte ich involviert werden?

• Wie/wie oft brauche ich Updates?

• Ab wann MUSS man mir Probleme berichten damit ich noch eingreifen kann?

• Welche Dinge darf das Team entscheiden?

• Welche Dinge entscheide nur ich?

Wie setzt man ein “How to Work with Me” ein?

Schritt 1: Einführung und Vertrauensbildung

• Hintergründe und Vertraulichkeit: Erkläre die Hintergründe der Zusammenarbeit und die Bedeutung des Datenschutzes und der Anonymität - nur wer möchte, teilt das (ganze) Dokument! Stelle sicher, dass alle Beteiligten die Vertraulichkeit der Daten verstehen und respektieren.

• Opt-Out-Möglichkeit: Informiere alle Mitarbeiter/innen darüber, dass sie die Möglichkeit haben, nicht alle Antworten zu teilen, denn oftmals wird diese Reflexion sehr persönlich!

TIP:

Erkläre den Hintergrund von “How to Work with Me” und den Ablauf persönlich - es ist vertrauensbildend. Stelle klar, dass das “How to Work with Me” auf Freiwilligkeit basiert und durchaus auch Fragen unbeantwortet bleiben können bzw. der/die jeweilige Mitarbeitende entscheidet, welche der Antworten im Follow-up mit der vorgesetzten Person besprochen werden oder mit dem Team geteilt werden.

Schritt 2: Selbstreflexion und Erstellung des "How to Work with Me"

• Selbstreflexion: Die Mitarbeiter:innen erstellen in Eigenregie ein "How to Work with Me". Dabei reflektieren sie ihre bevorzugte Art der Zusammenarbeit mit mir, z. B. bevorzugte Kommunikationskanäle, Zeitfenster für Interaktionen und gewünschte Detailtiefe der Antworten.

TIP:

Stelle deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen frei, wo und wie sie das “How to Work With Me schreiben” - manche Menschen möchten es eventuell lieber handschriftlich machen, manche als Audio aufnehmen, manche visualisieren - bereits hier beginnt das “how to…”

Schritt 3: Gemeinsame Abstimmung und Anpassung

• Gemeinsame Abstimmung: Mitarbeiter:innen und Führungskräfte besprechen das "How to Work with Me" gemeinsam. Dabei werden beide Versionen (Mitarbeiter:in und Führungskraft) berücksichtigt und etwaige Unterschiede besprochen. 

• Kompromisse eingehen: Ein “How to Work with me” ist keine Bestellung an die Führungskraft, sprich nicht jeder Präferenz ist umsetzbar und auch die Führungskraft hat nicht die Verpflichtung, das möglich zu machen. Wichtig ist aber: darüber sprechen, Verständnis aufbauen Erwartungshaltungen klären, und realistisch Mögliches möglich machen!

Schritt 4: Kontinuierliche Aktualisierung und Überprüfung

• Eigenverantwortliche Aktualisierung: Das "How to Work with Me" wird in Eigenverantwortung der Mitarbeiter/innen regelmäßig aktualisiert - Änderungen müssen proaktiv kommuniziert werden, sollten aber die Ausnahme sein. 

Vorteile eines "How to Work with Me":

Die Implementierung der "How to Work with Me"-Methode bietet sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte zahlreiche Vorteile:

• Verbesserte Selbstwahrnehmung: Mitarbeitende reflektieren durch die Erstellung des Dokuments ihre eigenen Stärken, Präferenzen und Lernweisen.

• Optimierte Kommunikation: Das "How to Work with Me"-Dokument dient als klare Grundlage für eine offene und effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften.

• Stärkere Arbeitsbeziehungen: Gegenseitiges Verständnis und Wertschätzung fördern Vertrauen und stärken die Zusammenarbeit.

• Erhöhte Motivation und Engagement: Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen, sind motivierter und engagierter.

• Gesteigerte Produktivität: Effektive Führung führt zu einer produktiveren und effizienteren Arbeitsweise.

Fazit

"How to Work with Me" bietet eine einfache und effektive Methode, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden zu verbessern. Durch die Anwendung dieser Methode können Sie ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich jeder Einzelne wertgeschätzt, unterstützt und motiviert fühlt. Dies führt wiederum zu einer gesteigerten Produktivität, Innovationskraft und Mitarbeiterzufriedenheit.